Con la publicación de la Ley 8454 – Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos – se fundamentó jurídicamente la emisión y uso de Certificados de Firma Digital en Costa Rica.
La firma digital es una herramienta que permite asociar la identidad de una persona o sociedad con un documento electrónico, proporcionando seguridad y confianza en las transacciones. Cualquier norma que exija la presencia de una firma, se reconocerá de igual manera tanto la digital como la manuscrita, pues según las disposiciones normativas vigentes, ambas poseen el mismo valor y eficacia probatoria.
Bajo esta norma, la legitimización de certificados extranjeros es posible. La ley establece que tendrán igual valor cuando estén respaldados por un certificador registrado en el país y exista relación de corresponsalía, o bien, cuando dicho certificador extranjero cumpla con los requisitos para acceder a la firma digital, solo si, existe un acuerdo mutuo entre Costa Rica y el país de origen del certificador extranjero.
Esta tecnología ha sido implementada en algunos procesos que llevan a cabo las Compañías, tales como la formalización y ejecución de contratos, el señalamiento para notificaciones, el trámite y gestión de expedientes judiciales y administrativos, emisión de certificaciones, constancias y otros documentos, la presentación e inscripción de documentos en el Registro Nacional. Se aplica también a gestiones relevantes como facturación electrónica.
Actualmente el Banco Central, tiene una Autoridad Certificadora que se encarga de la emisión de certificados de firma digital para personas físicas y otra para la emisión de certificados para personas jurídicas. En el caso de personas físicas, los requisitos para obtener firma digital son, ser mayor de edad y presentar el documento de identidad vigente. En el caso de personas jurídicas, deberán: i) enviar formulario de Recopilación de Datos y Oficio del Tramitador; ii) el tramitador debe generar un request (llave privada del certificado), y esta información deberá ser enviada al correo cos@bccr.fi.cr. Finalmente, se recibe el certificado de personería jurídica mediante una cita que otorga la entidad bancaria y para su retiro, se deberá contar con el certificado digital de persona física vigente, y para finalizar el procedimiento se debe generar un nuevo request del certificado. La solicitud descrita se puede realizar en todas las entidades autorizadas por el Banco Central de Costa Rica. En todos los casos, el costo de los certificados incluye el servicio de soporte. Esto significa que luego de obtener el certificado se podrá contactar vía telefónica al Centro de Soporte, el cual brinda asistencia para llevar a cabo el proceso de instalación de los componentes que necesite el computador para poder utilizar el certificado de firma digital.
Por último, el decreto 41040-H, establece que, a partir de marzo del 2019, se deberá realizar el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales. Para ello, el representante legal debe contar con un certificado de firma digital, pues todas las personas jurídicas o estructuras jurídicas domiciliadas en el país, tienen la obligación de actualizar sus registros cuando estos tengan una participación igual o mayor a un 15% del capital social. Esta obligación deberá cumplirse anualmente, o bien, cada vez que algún accionista llegue a dicho rango.
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