La declaración ordinaria del registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) del año 2020 se fijó para el mes de setiembre de 2020. En La Gaceta número 65, se publicó la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales Nº DGT-ICD-R-06-2020, emitida por la Dirección General de Tributación y el Instituto Costarricense sobre Drogas, mediante la cual se deroga la resolución que estas instituciones emitieron el año anterior.
Se establecen en la nueva resolución, dos tipos de declaraciones: ordinaria y extraordinaria. La primera es la declaración anual que todas las personas jurídicas con plazo social vigente deben presentar en setiembre o dentro de los 20 días hábiles posteriores a la inscripción de su constitución en Registro Nacional o a la asignación de la cédula jurídica, mediante la cual se suministran los datos identificativos de la sociedad, sus socios y beneficiarios finales, así como de la cantidad de participaciones y tipo de control que cada uno tiene. Por su parte, la declaración extraordinaria es aquella que, una vez finalizado el plazo de presentación de la declaración ordinaria, debe presentarse dentro de los 15 días hábiles siguientes, contados a partir de la anotación en el registro de socios, cuando se realicen modificaciones en las que alguno de los propietarios de las participaciones iguale o supere el quince por ciento del total del respectivo tipo, o cuando se cambie o incluya un beneficiario final por otros medios. Asimismo, se incluye la posibilidad de presentar declaraciones rectificativas por parte del obligado y no solo a solicitud de parte.
No obstante, el transitorio primero señala que las personas jurídicas a las que se les asigne un número de cédula en el Registro Nacional, entre el 1 de enero y el 31 de agosto de 2020, no deben presentar la primera declaración dentro de sus primeros 20 días, sino que, en su lugar, la presentarán en setiembre de 2020. Asimismo, aquellas que deban presentar una declaración extraordinaria o realizar correcciones, con posterioridad al período de declaración 2019, finalizado en marzo 2020, y antes de la declaración anual de 2020, deberán presentar dichos cambios en la declaración ordinaria de setiembre de 2020. No obstante, una vez finalizado el plazo de presentación de la declaración ordinaria de dicho período, se deberán seguir los plazos y procedimientos que establece la resolución en sus artículos 6, 9 y 10 para tales efectos.
Asimismo, debe considerarse que se introduce un deber de debida diligencia el cual genera la obligación para los representantes legales y apoderados de verificar y validar la veracidad de toda la información, así como de realizar las acciones necesarias para conocer la estructura de titularidad, de la cadena de estructuras jurídicas y de control de la persona jurídica que permitan identificar plenamente a los beneficiaros finales, documentación que deberá custodiarse como respaldo.
En conclusión, estos meses deben utilizarse para llevar a cabo la revisión del contenido de las declaraciones ya presentadas, ya que la información suministrada para el período 2019 será precargada en el sistema y los obligados solo tendrán que modificar lo necesario. Lo anterior simplificará la presentación de las posteriores declaraciones, pero se deben hacer las revisiones a fin de evitar errores recurrentes. Asimismo, es recomendable utilizar este período para realizar la debida diligencia mencionada, así como para actualizar todos los registros corporativos y libros legales de las sociedades.
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