En el sistema de emisión de comprobantes electrónicos, una vez enviado uno a la Administración Tributaria para su validación, el único mecanismo de modificación o anulación de éste es por medio de notas de crédito o débito utilizando para ese fin la sección de información de referencia; el contenido del comprobante electrónico su consecutivo y clave numérica permanecen inalterables.
Según los Anexos que acompañan el Reglamento de Comprobantes Electrónicos 42810-H, la información de referencia se puede utilizar en los siguientes casos: a) Nota de crédito que elimina un documento de referencia en forma completa, b) Nota de débito que elimina una nota de crédito en la referencia en forma completa, c) Notas de crédito o débito que corrigen montos de otro documento, d) Factura electrónica por contingencia, sustituyendo un comprobante provisional o e) Cualquier documento relacionado con la factura electrónica.
Una de las primeras consideraciones para modificar facturas de meses anteriores, es identificar la razón del cambio y su fecha de emisión. La fecha de un comprobante electrónico en ninguna circunstancia debe modificarse por parte del emisor en su sistema informático. Por tanto, hacer modificaciones en un comprobante que pertenece a un mes anterior conlleva implicaciones tanto para el emisor en los registros del ingreso y débito, como para el receptor en el gasto y su derecho a crédito.
La información de referencia considera además de los tipos conocidos de comprobantes electrónicos como la factura, nota de crédito, nota de débito y tiquete electrónico, otros documentos como un contrato, procedimiento y nota de despacho. El contrato, es especialmente útil como respaldo formal en las prácticas comerciales donde la afectación comprende varios comprobantes emitidos en un rango de tiempo previamente acordado entre las partes.
Otros ejemplos que requieren la modificación de facturas utilizando la información de referencia son por ejemplo diferencias en el monto de facturación, aplicación incorrecta del IVA, descuentos no concedidos en la venta, devoluciones de mercancía o por cambios en el tipo de moneda.
Dados los ejemplos anteriores, en diversos escenarios es necesaria la modificación de facturas de meses anteriores y para ello se deben valorar las circunstancias en cada caso. Uno de los escenarios usuales es la corrección de errores y la inquietud que esto genera es demostrar que el efecto del comprobante emitido para subsanar el incidente pertenece a una fecha anterior y no necesariamente a la fecha de generación del documento que lo sustituye.
En la información de referencia del comprobante electrónico es obligatorio indicar varios datos, como la fecha de emisión del documento y la razón; de este modo se brinda un mecanismo para documentar con transparencia la transacción. Sin embargo, la consecuencia recae también en el receptor del comprobante pues se verá obligado a variar el mes del registro del gasto correspondiente o aplicarlo en un momento posterior al previsto.
La normativa de comprobantes electrónicos presenta los casos en que aplica la información de referencia, sin embargo, es limitada en brindar detalles para casos prácticos y cotidianos, por lo que está sujeto a criterio del contribuyente implementar los mecanismos de respaldo y transparencia en sus ventas.
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