En el ámbito de las relaciones laborales y la tributación empresarial, resulta indispensable diferenciar con precisión cómo se califica un pago según el ordenamiento laboral y el tributario. Esta distinción es aún más relevante cuando se trata de rubros como kilometraje, viáticos y alimentación, que suelen generar dudas sobre si deben computarse como salario o no.
El salario en especie está definido en el artículo 166 del Código de Trabajo como todo bien recibido por el trabajador o su familia, tanto en alimentos, habitación, vestuario y otros, destinados al consumo personal inmediato. Su importancia radica en que, cuando un beneficio integra el salario, se refleja en la base para el cálculo de prestaciones laborales (aguinaldo, cesantía, vacaciones, preaviso, horas extra) y cotizaciones a la Caja Costarricense de Seguro Social.
En este marco, la jurisprudencia de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia y de los Juzgados de Trabajo ha sido consistente al sostener que la calificación de un concepto como salario depende de su naturaleza retributiva, no de su denominación o etiqueta. Es como se ha determinado que si un pago constituye retribución directa por la labor, con disponibilidad libre para el trabajador, es probable que se considere salario.
Por el contrario, si se trata de un reembolso de gastos estrictamente vinculados al cumplimiento de funciones, sin efecto patrimonial regular para el trabajador, no integra salario. La Sala Segunda, en diversas ocasiones, ha puesto el acento en la función operativa de un pago —especialmente en los casos de viáticos y gastos de viaje— para determinar su verdadera naturaleza y evitar que se consideren salario en especie cuando su finalidad real es cubrir gastos necesarios para ejecutar el trabajo.
Me refiero a ello y lo hago en razón de que en diciembre de 2025, el Tribunal Fiscal Administrativo (TFA) se pronunció sobre el tratamiento de pagos por kilometraje y alimentación al momento de determinar su impacto fiscal, en particular para efectos del Impuesto sobre la Renta y la deducibilidad como gasto empresarial.
En ese fallo, el TFA concluyó que el pago de kilometraje no constituye salario cuando su finalidad principal es resarcir gastos incurridos por el trabajador en el desempeño de sus funciones (por ejemplo, uso de vehículo propio para labores de la empresa).
La alimentación gratuita proporcionada por el empleador puede no ser considerada salario si se entrega por razones operativas y no como contraprestación por el servicio. Este criterio se inscribe en la lógica de la tributación: lo esencial es determinar si tales pagos implican un beneficio gravado o una compensación que deba integrarse en la base imponible o reconocerse como gasto deducible.
Importante entonces poder establecer que este criterio del TFA es exclusivamente aplicable para efectos tributarios y no modifica, por sí mismo, cómo deben abordarse tales conceptos en materia laboral, tal cual se ha venido interpretando por los Tribunales Laborales.
La razón de esta diferenciación es doctrinal y funcional, el Derecho Laboral busca proteger al trabajador, asegurando que toda remuneración por el trabajo se vea reflejada en sus derechos laborales fundamentales y el Derecho Tributario busca determinar la correcta base imponible y la deducibilidad de gastos en la actividad empresarial, sin entrar a regular las relaciones intrínsecas de las partes. Por tanto; un rubro puede ser considerado no salario para efectos fiscales, pero sí salario para efectos laborales:
De tal manera que las empresas deben documentar detalladamente la finalidad de cada pago para sostener ante Hacienda su naturaleza no salarial (contratos, políticas internas, rutas, comprobantes de gasto, registro de viáticos) y desde el punto de vista laboral, la existencia de políticas formales no garantiza, por sí sola, que un pago sea excluido del salario. La prueba de su real función operativa y no retributiva es esencial. ( Contrato realidad en materia laboral ).
El hecho de que el TFA considere un pago no salarial no exime al empleador de analizar cómo los tribunales laborales han fijado sus criterios sobre la materia.
Por ello recomendamos: a) establecer políticas claras de reembolso de gastos con procedimientos probatorios (comprobantes, rendiciones de cuentas) que respalden ante un juez laboral la naturaleza no salarial. b) Evitar pagos fijos con denominaciones funcionales (p. ej., “bono de alimentación”) que no se ajusten a la realidad del gasto o no sean rendidos de cuenta, ya que esto incrementa el riesgo de reclasificación laboral. Y c) Coordinar entre el área de Recursos Humanos y el departamento fiscal para alinear la gestión de estos rubros con las normativas respectivas y con los criterios jurisprudenciales más actuales.
De tal manera podemos concluir que la resolución del Tribunal Fiscal Administrativo sobre kilometraje y alimentación ofrece una guía útil en materia tributaria, especialmente para efectos de la deducibilidad y la base imponible. No obstante, esta calificación no importa automáticamente que dichos pagos carezcan de efecto como salario en especie ante la justicia laboral.
La distinción es más que terminológica: responde a dos fines distintos del ordenamiento jurídico —el fiscal y el laboral— y exige a las empresas evaluar cuidadosamente cada caso, apoyándose en pruebas, políticas claras y asesoría legal especializada para cumplir simultáneamente con sus obligaciones fiscales y laborales sin incurrir en contingencias.