San José, 29 oct (elmundo.cr) – A partir de este 1 de noviembre (domingo) entran en vigor los ajustes incorporados en los Anexos y Estructuras de comprobantes electrónicos versión 4.4. El Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica recuerda a las empresas la importancia de confirmar que sus sistemas de facturación y controles internos estén preparados.
El Ministerio de Hacienda incorporó nuevos códigos para identificar con mayor precisión las razones por las que se anula, corrige o sustituye un comprobante electrónico. El objetivo es mejorar la trazabilidad de las operaciones y la calidad de la información que se reporta a la Administración Tributaria.
Un aspecto que requiere especial atención es el tratamiento contable de las notas de crédito y débito emitidas por errores materiales. Los efectos contables de estas correcciones deben reflejarse en el período correspondiente al comprobante original. Esto puede tener implicaciones cuando se trata de períodos contables ya cerrados o de declaraciones tributarias previamente presentadas.
Principales cambios que deben conocer las empresas:
Código 13: Anula el documento de referencia por error material.
Código 14: Corrige el monto por error material.
Código 15: Sustituye un comprobante electrónico por error material.
Código 16: Sustituye un comprobante electrónico que fue rechazado.
Código 17: Se utiliza exclusivamente como referencia del Recibo Electrónico de Pago (REP).
Código 12: Se reserva para notas de crédito financieras por exoneraciones de impuestos locales aprobadas después de la facturación.
Códigos 19 y 20: Se incorporan como referencias relacionadas con la Factura Electrónica de Exportación y el Recibo Electrónico de Pago.
Cédulas jurídicas alfanuméricas: Los sistemas deberán admitir este formato para las nuevas sociedades, cuando corresponda. Las cédulas existentes no cambian.
Importante sobre el efecto contable: Cuando se utilicen los códigos 13 y 14 (y en el flujo de corrección por error material con el 15), el efecto contable debe atribuirse al período del comprobante original que se está corrigiendo, no al período en el que se emite la nota de crédito o débito.
Qué deben hacer las empresas
El Colegio recomienda que las empresas confirmen con sus proveedores de facturación electrónica que las actualizaciones ya estén incorporadas en sus sistemas. También es importante que los equipos de contabilidad, finanzas y tecnología conozcan estos cambios para usar correctamente los códigos y mantener la consistencia entre los comprobantes emitidos y los registros contables.
Las empresas que emiten con frecuencia notas de crédito y débito deben revisar sus procedimientos para identificar correctamente el motivo de cada ajuste y aplicar el tratamiento contable correspondiente. Esto ayuda a mantener la trazabilidad y evitar inconsistencias entre la facturación, la contabilidad y las declaraciones tributarias.
Los cambios ya están disponibles en los ambientes de prueba y producción, por lo que las empresas pueden verificar su funcionamiento antes de la fecha de aplicación obligatoria. Estos ajustes también deben reflejarse en el facturador gratuito de Hacienda, TICO-Factura.
El presidente del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, Francisco Ovares, señaló que una preparación oportuna permite reducir errores operativos y facilita la adaptación a las disposiciones tributarias vigentes.
“No adaptar los sistemas a estos cambios obligatorios puede generar problemas en la emisión y validación de comprobantes electrónicos, y afectar el respaldo de las operaciones comerciales. Lo más grave sería que la empresa termine incumpliendo obligaciones tributarias, tenga que rectificar declaraciones y deba pagar diferencias de impuestos e intereses”, explicó
